Kompanijai „InQuicker“, įsikūrusiai Vankuveryje, JAV, kas savaitiniai verslo susitikimai per „Skype“ buvo įprastas ritualas. Tačiau, kaip entrepreuner.com prisipažino šios kompanijos įkūrėjas ir dabartinis generalinis direktorius Michael Brody-Waite, tokie susitikimai visada atrodė keistoki ir nelabai natūralūs. „Kai gerai apsvarstėme, supratome, kad nėra tiek daug dalykų, kuriuos reikėtų taip dažnai aptarinėti“, - sakė M. Brody-Waite.
Kompanija pakeitė savaitinius susitikimus į mėnesinius ir ėmė naudoti nebe „Skype“, o „Google Hangouts“ tam, kad darbuotojai jaustųsi laisviau.
Kaip pastebi entrepreuner.com, tokių kompanijų kaip „InQuicker“ yra gerokai daugiau. Dažnam verslui rutiniški susitikimai aptarti savaitės darbus dažnai baigiasi tuo, kad tai būna laiko švaistymas ir darbuotojai ima per juos nuobodžiauti.
„Mažiausiai susitikimo organizatoriaus trokštamas dalykas – dalyvių nuobodulys, kai jie susirenka į konferencijų salę neturėdami jokios nuovokos, kam šis susitikimas skirtas ir kokia jo prasmė“, - pastebi viešųjų ryšių kompanijos „BlueSpire Strategic Marketing“ savininkė Kathryn Hammond. Jos teigimu, jeigu susitikimas neturi konkrečios darbotvarkės, beveik nėra abejonės, kad darbuotojai jo metu ne tik, kad nesiklausys, kas yra kalbama, bet ir užsiims pašaline veikla – maigys telefonus, ar žais kompiuteriu.
Entrepreuner.com pateikia 7 mirtinas verslo susitikimų nuodėmes, kurių patariama vengti.
1. Susitikimus paversti beverčiais ritualais. Kompanijos dažnai renkasi į susitikimus iš įpročio aptarti savaitės, mėnesio ar pusmečio rezultatus. „Susitikimai, kurie yra ritualiniai o ne būtinieji, dažnai tampa nuobodūs, todėl jo dalyviai per juos neretai tiesiog „išjungia“ savo smegenis “, - sako Joe Calloway, verslo strategijos konsultantas ir knygos „Becoming A Category of One“ autorius.
Patarimas: organizuokite susitikimus tik tuomet, kai aiškiai žinote, kam jie bus skirti ir kokia darbotvarkė juose bus aptariama. Nepamirškite šią darbotvarkę prieš susitikimą išsiųsti jo dalyviams, kad visi galėtų su ja detaliau susipažinti.
2. Propaguoti vieno kalbėtojo strategiją. J. Calloway perspėja: tokia komunikacija niekur neveda ir mažiasuiai gali įkvėpti kitus pasisakyti ar motyvuoti darbuotojus darbui.
Patarimas: padrąsinkite savo darbuotojus pasisakyti, pasidalinti savo idėjomis, komentarais. Jeigu naudojate „PowerPoint“ pristatymą, padarykite jį vizualiai įdomų, venkite daug skaičių ir statistikos.
3. Rengti susitikimus be griežto organizuotumo. Šių dienų virtualių konferencijų laikais, itin svarbu užtikrinti, kad nebūtų švaistomas laikas, laukiant kol prisijungs kuris nors iš jos dalyvių. „Laukimas nubaudžia į susitikimą laiku atėjusiuosius ir gali sugadinti visą jų tos dienos darbotvarkę“, - atkreipia dėmesį kitas verslo startegijų konsultantas Gary Bradtas.
Patarimas: susirinkimo organizatoriumi pasirinkite žmogų, kuris yra gerai organizuotas ir atsakingas.
4. Susitikimuose aptarti nesėkmes užuot kūrus ateities strategijas. Vienas iš G. Bradto klientų teigė 95 procentus laiko skiriantis savo darbuotojų kritikai ir tik 5 proc. ateities strategijų planavimui. Nieko nuostabaus, kad po tokių susitikimų darbuotojai išeidavo ištįsusiais veidais ir sugadinta nuotaika.
Patarimas: praeities klaidas naudokite tik supratimui, kas ateityje gali būti pagerinta, o ne savo darbuotojų nuolatiniam barimui.
5. Rengti susitikimus per produktyviausias darbo valandas. Jackie Freiberg, knygos „How a Little Car Can Teach the World to Think Big and Act Bold“ autorė pastebi, kad dauguma kompanijų daro klaidą susitikimus organizuodami iš ankstyvo ryto, t.y. tuo laiku, kada darbuotojai būna patys produktyviausi.
Patarimas: vengti ryto laiko ir geriau organizuoti susitikimus iš vakaro, kad kitos dienos rytas būtų naujų darbų pradžia.
6. Susitikimus rengti visiškai tuščioje patalpoje. Didžioji dalis darbo susitikimų vyksta prie apvalaus stalo, stebint kalbėtoją. J. Freiberg sako tikinti, kad tai yra pati blogiausia aplinka stimuliuoti darbuotojų diskucijas ir kūrybines idėjas.
Patarimas: išsivesti savo darbuotojus į pasivaikščiojimą parke ir ten aptarti darbines idėjas. J. Freibergas pastebi, kad neįpareigojanti aplinka, kai tau nereikia akis į akį susidurti su savo bosu, leidžia darbuotojams laisviau išreikšti savo mintis ir pasakyti atitinkamus dalykus.
7. Rengti susitikimus, kurie yra labai formalūs ir griežti. Ericas Chesteras, knygos „Reviving Work Ethic“ autorius sako, kad labai mažai vadovų iš tiesų turi humoro jausmą, to pasėkmė – nuobodžiaujantys darbuotojai, kurie neturi jokio noro parodyti iniciatyvos.
Patarimas: pabandykite susitikimo metu paeksperimentuoti, paleiskite muziką, vaizdo filmukų, papasakokite anekdotų. „Youtube ir iTune amžiuje nėra jokios prasmės bijoti kiek tiek naujovių“, - sako E. Chesteras.
