„Mes gyvename labai sparčiame amžiuje. Jei turite ką pasakyti, pasakykite tai greitai, aptarkite reikalo esmę ir suteikite galimybę kalbėti kitam žmogui“ – Deilas Karnegis.
Dažniausiai pasitaikantis ir efektyvus bendradarbiavimo būdas yra susirinkimai arba susitikimai. Per juos tuo pat metu galima bendrauti su žmonių grupe, susitelkusia į vieną vietą. Tačiau per susirinkimus gali būti veltui švaistomas laikas, jei jie nėra gerai organizuojami.
Įmonėse ir organizacijose nemažai darbų atlieka komitetai. Seniai pokštaujama, kad kupranugaris – tai arklys, kurį sukūrė komitetas. Per visą laiką, kiek egzistuoja komitetai, jų reputacija buvo kaip efektyviai nedirbančio vieneto. Tačiau seni aforizmai neretai prasilenkia su tiesa.
Ar komitetai yra per didelė grupė „virėjų, kurie sugadina sriubą“ arba ar jie duoda naudos todėl, kad „dvi galvos geriau nei viena“? Paanalizuokime, ką galima padaryti, kad komitetai atliktų jiems pavestą misiją, dėl kurios jie ir buvo suburti.
Nustatykite aiškius ir suprantamus tikslus
Kai Leonardas B. buvo paskirtas eiti komiteto, kurį sudarė kiti trys vadovybės nariai ir jis pats, pirmininko pareigas, turėjusio užduotį rasti tinkamą skyriaus sandėlio vietą, jis sušaukė susirinkimą. Tikslas buvo nustatyti tikslus ir grafikus.
Užuot padiktavęs tuos tikslus savo žmonėms, jis surengė ir vadovavo planinei sesijai, kurioje dalyvavo visi. Kiekvienas narys pareiškė savo nuomonę ir visi kartu sukūrė veiksmų planą. Kadangi kiekvienas komiteto narys dalyvavo planuojant darbus, tikslai buvo ne tik aiškiai suprasti kiekvieno jų, bet ir visa grupė buvo įpareigota šiuos tikslus įgyvendinti.
Kiekvienam komiteto nariui buvo paskirta kokia nors užduotis. Pirmininkas turėtų žinoti, kokios yra kiekvieno nario stipriosios savybės ir kokia kompetencija, kad galėtų atsižvelgti į šiuos sugebėjimus, kai skirstys užduotis.
Leonardas gerai pažinojo savo komandos narius, kadangi jie kurį laiką dirbo kartu, ir galėjo tinkamai paskirstyti užduotis, kurias atlikdamas kiekvienas galėjo geriausiai pritaikyti savo sugebėjimus ir kompetenciją.
Tačiau jei jūs vadovaujate komitetui, kurio kai kurių arba visų narių jūs nepažįstate, kuo anksčiau sužinokite apie juos. Kai Kerol buvo paskirta vadovauti
PTA komitetui, turėjusiam užduotį išnagrinėti ir pateikti rekomendacijas dėl programos, kurios tikslas kuo labiau įtraukti tėvus į klasės veiklą, daugelį komiteto narių pažinojo prastai.
Ji nusprendė per pirmąsias kelias savaites susitikti su kiekvienu jų asmeniškai, kad galėtų sužinoti, ką geriausio jie galėtų padaryti pagal savo sugebėjimus ir kompetenciją. Per antrą susitikimą ji galėjo ne tik protingai paskirti užduotis, bet po tokių asmeninių pokalbių padrąsino daugelį savanoriškai įgyvendinti projekto aspektus.
Kai užduotis yra paskirta, paprašykite kiekvieno komiteto nario, kad jis ar ji sudarytų savo funkcijų planą ir grafiką. Tai turėtų būti padaryta raštu ir pateikta pirmininkui per kitą susirinkimą. Norint užtikrinti, kad planas būtų įgyvendinimas pagal grafiką, turėtų būti sukurta stebėjimo sistema.
Leonardo komiteto tikslas buvo rasti vietą ir suorganizuoti, kad per tris mėnesius būtų išnuomota reikiama įranga. Taip kiekvienas jo komiteto narys po dviejų savaičių nuo susirinkimo turėjo turėti savo paties sudarytą veiksmų planą. Buvo numatyta, kad tolesnės diskusijos su kiekvienu nariu asmeniškai vyks per dviejų savaičių po antrojo susirinkimo laikotarpį, o bendras komiteto susirinkimas buvo numatytas antrojo mėnesio pradžioje.
Kerol projektas buvo kur kas ilgesnis. Jos komitetas turėjo šešių mėnesių terminą. Kadangi Kerol grupę sudarė devyni žmonės, ji subūrė tris pagalbinius komitetus, kurių kiekvienas dirbo prie trijų atskirų pagrindinių projekto aspektų. Suplanavo susitikti su kiekvieniu pagalbiniu komitetu kartą per pirmą ir antrą mėnesius. Mėnesiniai susirinkimai buvo numatyti tam, kad visas komitetas galėtų pateikti ir aptarti visų narių idėjas bei rezultatus.
Nesutarimų sprendimas
Kai prie projekto dirba keli žmonės, visada kils nesutarimų. Pirmininkas yra atsakingas už nesutarimų sprendimą.
Kerol susidūrė su nesutarimais per pirmąjį susitikimą su pagalbiniu komitetu. Du jo nariai pritarė veiksmų planui, o trečias narys griežtai ne. Logiškai mąstant, dviejų nuomonių prieš vieną principas labai tiktų pasirenkant planą, bet Kerol nusprendė, kad būtina, jog trečiasis narys visiškai įsitrauktų į veiklą, tik tada planas bus sėkmingas.
Ji paprašė nepritariančios moters įvardyti priežastis, kodėl nepritaria daugumai, ir atidžiai klausėsi jos žodžių. Ji paskatino kitus pagalvoti apie šiuos prieštaravimus ir visi kartu jie galėjo priimti bendrą sprendimą bei sukurti planą, kurio galėjo laikytis visi trys. Kai kurie patarimai, kaip reaguoti į kitokį požiūrį, bus aptarti šiame straipsnyje vėliau.
Komiteto ataskaitos
Kai kiekvienas komiteto narys, baigia jam pavestą darbą, rezultatai yra pateikiami visam komitetui. Jie aptariami ir priimami galutiniai sprendimai, teikiamos rekomendacijos.
Paprastai išsami ataskaita turi būti paruošiama ir patiekiama žmogui arba žmonėms, kurie yra atskaitingi komitetui. Daugelis komitetų taip baigia užduotis. Tačiau kai kuriais atvejais komitetas gali būti atsakingas už rekomenduojamų veiksmų atlikimą.
Kerol komitetas turėjo pateikti detalią ataskaitą PTA tarybai. Kadangi kiekvienas pagalbinis komitetas tyrė skirtingus konkretaus subjekto aspektus, ji paprašė, kad kiekvienas pateiktų savo ataskaitą raštu. Ataskaitas aptarus bendrame komitete ir priėmus sprendimus, pagalbiniai komitetai peržiūrėjo savo ataskaitas, kad galėtų geriau įsigilinti į priimtus sprendimus.
Kerol paskyrė vieną narį parašyti komiteto ataskaitos projektą. Projektas buvo atidžiai peržiūrėtas ir pakoreguotas, o jo kopijos išdalytos kiekvienam komiteto nariui. Per paskutinį komiteto susirinkimą ataskaita buvo patvirtinta.
Leonardo komitetas dirbo kiek kitaip. Kiekvienas narys gavo darbą – įvertinti skirtingus užduoties aspektus. Vienas narys tyrė transporto srautų tendencijas, kitas narys – išlaidų aspektus, o trečiasis analizavo, kuo šis projektas yra palankus bendruomenei.
Kai tokia konkreti informacija buvo surinkta, buvo surengti keli susirinkimai, per kuriuos aptarta visa problema. Remiantis šia informacija, buvo pateiktos galutinės rekomendacijos ir surašyta paskutinė ataskaita. Visi nariai prisidėjo prie ataskaitos rašymo, o ją baigė pats pirmininkas.
Tačiau užduotis tuo nesibaigė. Kai buvo pateikta galutinė ataskaita, Leonardas turėjo susitikti su savo viršininkais, kad atsakytų į jų užduotus klausimus ir pagrįstų kai kurias komiteto priimtas rekomendacijas.
Žinodamas, kad tokia įvykių eiga yra įprasta, komitetas parengė prezentaciją žodžiu ir aptarė klausimus bei prieštaravimus, kurie galėjo kilti pirmininko viršininkams. Taip Leonardas gerai pasiruošė prezentacijai, atsakyti į klausimus ir atskirti prieštaravimus.
Kad komitetas atliktų savo darbą sėkmingai, turi atsargiai planuoti, nurodyti konkretiems žmonėms, kurie yra kompetentingi, išnagrinėti konkrečius su darbu susijusius aspektus, pavesti užduotis absoliučiai visiems nariams ir kontroliuoti visų žmonių darbą, kad tai, kas buvo suplanuota ir pavesta atlikti, būtų atlikta.
Kai darbui atlikti yra įtraukiami visi nariai, dalyvaujantys procese nuo jo pradžios iki akimirkos, kai pateikiama galutinė ataskaita, tada grupės darbas vyks sklandžiai ir komitetas veiksmingai įgyvendins savo misiją.
Kitoje dalyje skaitykite apie efektyvų komiteto darbą.
Žilvinas Jogėla
