Išnaudokime turimus resursus
„Tiek versle, tiek viešajame sektoriuje, kalbant apie skaitmeninius sprendimus, dažniausiai galvojama apie tai, kad kažkas turi sukurti ir įdiegti tam tikras funkcijas atliekančias, dažniausiai brangias programas ar sistemas. Tačiau tikrai nemažai funkcijų atlieka, pavyzdžiui, jau naudojami biuro paketai „Microsoft 365“, Google Workspace ar kiti, tik reikia tas galimybes išnaudoti. Ką mes ir padarėme įgyvendindami LEAN projektą“, – pasakoja M. Kaminskas.
Pasak specialisto, bet kokios šiuolaikinės organizacijos veikla neįsivaizduojama be skaitmeninių sprendimų. Iš tiesų tai labai palengvina bet kurių procesų įgyvendinimą ir valdymą. „Mes daug dalykų darome iš inercijos. Pavyzdžiui, reikalaujama darbuotojų pateikti tam tikrus dokumentus, duomenis, nors jie yra skaitmeninėje formoje visai šalia, reikia tik juos paimti. LEAN projektas padėjo stabtelti, išanalizuoti situaciją, įsivertinti, ką turime ir labai dažnai paaiškėjo, kad tiesiog reikia naudotis turimais resursais“, – dalinasi M. Kaminskas
Pavyzdžiui, viena ministerija siekdama supaprastinti tam tikrą veiklą, norėjo kurti skaidriai dirbančio asmens tapatybės identifikavimo sistemą, tačiau paaiškėjo, kad reikalingi duomenys prieinami „Sodros“ duomenų bazėje. Kai institucijos gali tiesiog dalintis duomenų bazėmis ir išnaudoti valstybines informacines sistemas ir registrus, procesai vyksta greičiau ir sklandžiau“, – sako LEAN projekto vadovas.
Naikina perteklinius žingsnius
Vyriausybės kanceliarijos ir kitų institucijų procesai peržiūrimi įgyvendinant projektą ,,Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“.
Pirmosios iniciatyvos Vyriausybės kanceliarijoje gimė pastebėjus perteklinius ir vertės nekuriančius žingsnius tokiuose kasdieniuose procesuose kaip naujų asmenų įdarbinimas ir adaptacija, administracijos ūkinių darbų užklausų sprendimas, komandiruočių organizavimas.
Vienas didžiausių iššūkių įdarbinimo adaptacijos procese buvo savalaikis informacijos keitimasis tarp padalinių, kurie atsakingi už skirtingus proceso etapus. Šiuo metu į Vyriausybės kanceliariją atėjus naujam darbuotojui, personalo skyriuje suvesti duomenys automatiškai perduodami naujo darbuotojo vadovui ir kuratoriui, asmenims, atsakingiems už turto, dokumentų, finansų valdymo klausimus, komunikaciją.
Taip pat gerokai supaprastinti administracijos užklausų valdymo procesai. Šiuo metu prašymai dėl transporto remonto, inventoriaus ir kitų darbų pateikiami patogioje elektroninėje formoje, o ne atskiromis užklausomis elektroniniu laišku ar telefonu, kaip buvo anksčiau.
Panašios sistemos sujungiamos
Kai kurie LRVK ir ministerijose vykstantys procesai – panašūs, tad siekiant standartizuoti geriausias praktikas, dalis sėkmingai LRVK veikiančių sprendimų pritaikyti ir kitose LEAN projekto institucijose.
„Darbuotojų kontaktinių duomenų aplikacija, susieta su el. pašto ,,out of office“ funkcija, strateginių bei metinių veiklos rodiklių stebėsena duomenų vizualizavimui pasitelkiant skaitmeninę švieslentę, audito rekomendacijų įgyvendinimo stebėsena intranete – tai tik keletas iš pirmo žvilgsnio nedidelių, tačiau reikšmingai administracinius procesus efektyvinančių sprendimų. Taupome darbuotojų laiką, kurį jie gali skirti didesnę vertę visuomenei kuriančioms veikloms, kokybiškesnių ir greitesnių paslaugų teikimui“, – pasakoja M. Kaminskas.
Vienas iš LEAN projekto darbų, įgyvendintų visose projekto institucijose – vidinių organizacijos tinklalapių (intraneto) sukūrimas ir atnaujinimas. Darbuotojai jame gali ne tik patogiai dalintis informacija su kolegomis, bet ir išnaudoti platformą jau minėtiems procesų skaitmenizavimo ir automatizavimo sprendimams kurti.
Skatins nuolatinį tobulėjimą
Projektą „Procesų valdymo, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (angl. LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ Vyriausybės kanceliarija įgyvendina nuo 2019 metų spalio. Projektu siekiama sukurti ir įdiegti veiklos valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
Sėkmingai įgyvendinus projektą 6 institucijose, jis pratęstas iki 2023 metų rugsėjo 1 d. Projekte dalyvauja Vyriausybės kanceliarija, Vidaus reikalų ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija, Valstybinė vaistų kontrolės tarnyba bei Vyriausybės atstovų įstaiga, taip pat daugiau dėmesio bus skiriama procesų skaitmenizacijai ir automatizavimo sprendimams.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
