„Visą kitą savaitę, draudžiu elektroninius laiškus, susirašinėjimą kompanijos viduje“, - pranešiau savo personalui.
O kaip norėjau pranešti tai drąsiai ir garsiai, išpūsta krūtine ir aukštai iškelta galva, - žurnalui „Forbes“ prisipažįsta Shayenas Hughesas, kompanijos „Learning and Leadership“ vadovas. Bet ne, užuot kalbėjęs drąsiai ir pasitikinčiai, tik bailiai sušnabždėjau, o konferencijų salėje, aplink stalą sėdėję kolegos, be gailesčio mane užsipuolė: „Mes nieko nepadarysime“, „Vienas kitą trukdysime kas 2 minutes“, „Negaliu laukti savaitę kol galėsiu apie skubius reikalus pasikalbėti akis į akį“, „Kils chaosas“.
Kai tokia visuotinė panika kiek atslūgo, kalbėjomės ir aiškinomės, kodėl aš sumaniau sugrąžinti kompaniją į Tamsiuosius Viduramžius, kur nėra elektroninės komunikacijos. Ir štai mano pasiteisinimas, paaiškinantis, kodėl mano verslas, o kartu ir jūsų, galėtų praleisti savaitę be e. pašto kompanijos viduje.
Daugelyje kompanijų vidinis susirašinėjimas atima pusę ar du trečdalius iššvaistomo laiko: laiškų skaitymas, rašymas, tvarkymas, saugojimas, organizavimas, atsakymas sugeria begalę laiko. Kolegos vienas kito sistemas tiesiog užkemša laiškais, darbų sąrašais, rimtų reikalų ir visiškai nesvarbių dalykų kratiniu, todėl kasdien švaistome valandų valandas kruopščiai vieną po kito skaitydami laiškus, kad jokiu būdu nepasirodytumėme neatsakingi, jei kartais pražiopsotumėme 2 ar 3 svarbius laiškus visoje milžiniškoje jų krūvoje.
Blogiausia tai, kad e. paštas retai kada yra geriausias būdas vienu metu ir problemoms spręsti, ir galimybėms kurti. Paštu sulaukiame trumpų klausimų, kurie beveik niekada neturi trumpų atsakymų, rašinius, kupinus informacijos, be jokio aiškaus veiksmų plano, ištisas susirašinėjimų grandines, kur bendrauja daug žmonių ir nė vienas kolega dažniausiai neturi nuomonės. Ir visa tai randame pašte, tik tokiu atveju, jei pasitaiko laisvesnė diena.
Tokia kolektyvinio pašto sistema palaidoja svarbiausia – pokalbius organizacijos viduje, komandos narių ryšius, kurie skatina judėti pirmyn. E. laiškai pats blogiausias forumas spręsti kompanijos problemoms: švaistome brangų laiką, be to, vadovai, rašydami laiškus, dažnai būna žymiai šiurkštesni nei kalbėdamiesi akis į akį. E. laiškai tapo galimybe tiesiog kažkam peradresuoti problemas, o jų kaina, vertinat laiko ir kolegų pasitikėjimo sąnaudas, yra labai didelė.
E. laiškai nėra komunikacijos priemonė
Pirmoji tiesa, kurią būtina žinoti, e. laiškai kuria tingią ir neefektyvią komunikaciją: pernelyg dažnai laiške išdėstome problemą, spaudžiame „Siųsti“ ir štai – mūsų problema jau tapo kažkieno kito bėda. Tegul kitas kolega ir išsiaiškina kitą žingsnį, surenka reikiamą informaciją ir galės ją mums perduoti, kitą kartą, kai susitiksime, arba tiesiog persiunčia kam nors kitam. Žinoma, jei nepamirš to padaryti.
Ir štai atsikratę problemos abu jaučiame palengvėjimą – daugiau nebereikia galvoti apie užduotį. Tegul tuo pasirūpina kas nors kitas.
Kad ir kaip būtų, tas palengvėjimas labai laikinas: jis trunka tol, kol į mūsų pašto dėžutes atskrieja laiškas nuo to, ar bet kurio kito kolegos, taip pat sugalvojusio atsikratyti bereikalingu rūpesčiu.
Deja, dauguma mūsų siekia žemiausiai kabančio vaisiaus. Jei gauname lengvą užklausą, galime susitvarkyti ir patys: spaudžiame „Atsakyti“, o tada jaučiamės pakylėti, neva kažką gera padarėme. Jeigu ne, laiškas pašto dėžutėje dar ilgai kankinasi, kol randame kitą kolegą, galintį atsakyti į klausimą. Daugumoje organizacijų vadovai būtent šitaip ir elgiasi – susirašinėja laiškais, užuot susitiktų ir kalbėtųsi.
Mąstyti apie sudėtingas problemas – sunkus darbas, o karštakošiška ir kovinė e. laiškų prigimtis neskatina mūsų pasvarstyti, kam reikia skirti dėmesį, kam teikti pirmenybę, kieno ir ko paklausti. Taip mes liekame reaktyvūs, nes reaguojame, bet ne aktyvūs, nes veikiame instinktyviai.
Užgaulus temos pavadinimas
Dažna kolegė mano, kad jei laiško temos pavadinime parašys SKUBU, PERSKAITYK MANE, suprasite jos žinutę, o jos laiškas išsiskirs iš kitų, kuriuos gavote. Deja, jūs tokį jos pranešimą greičiau suvoksite kaip perdėtą pasitikėjimą savimi: ji mano, kad jos laiškas svarbesnis už bet kurią kitą korespondenciją, kurią tądien gavote, o įžūlus pavadinimas rodo, kad ji visai nevertina jūsų laiko.
Dažnas nusiskundimas, kurį girdžiu iš vadovų, su kuriais dirbu, kad juos išvargina e. laiškai ir jie nebegali mąstyti strategiškai. Ir iš tikrųjų, tokia yra tiesa. Jei mūsų smegenys skęsta nereikšmingų e. laiškų jūroje, negalime sukurti erdvės joms dirbti kūrybiškai, mąstyti giliai. Bet šitaip mums atsitiko ne savaime: sąmoningai taip vienas su kitu elgiamės, kiekvieną kartą atsakydami į laišką, kuris turėtų būti ne aprašytas, o aptartas akis į akį ar bent jau telefonu, kad skatintumėme diskusiją, tuo pačiu ir kolegų mąstymą.
Aš buvau nusivylęs savo komanda ir savo paties produktyvumu. Tokios ir buvo priežastys, pastūmėjusios mane bent savaitei atsisakyti vidinio pašto. Nenorėjau baigti darbo dieną, jausdamasis iššvaistęs energiją nesvarbiems dalykams.
Tačiau vis dar buvau susirūpinęs. Kas, jeigu mano kolegų skundai teisingi? Kas. jei mes iš tiesų trukdome vienas kitam dirbti, kai ateiname paklausti, užuot atsiuntę laišką ir grįžtame į priešistorinius laikus su lipniais popieriniais priminimų lapeliais ir užmirštomis užduotimis? Tiesiog nenorėjau pasirodyti kvailai komandos akyse ir negalėjau ilgiau apie tai galvoti.
Buvome pripratę ne šiaip sau
Besibaigiant pirmajai bandymo dienai, naujų e. laiškų pasirodymai darbalaukyje jau nebetrukdė mano laiko. Tada užplūdo ramybė ir kilo netikėtas klausimas: ką nuveikti per laiką, kurį turiu?
Kaip ir dauguma vadovų, turėjau ilgiausią darbų ir žingsnių sarašą, kaip organizacijai judėti pirmyn, nors anksčiau visada atrodė, kad jam nėra laiko. Dažniausiai visi darbai, kuriuos atlikti būtina kuo greičiau, atrodo neįveikiami. O dabar, kai dingo blaškantys neskaitytų e. laiškų signalai, buvau priverstas suvokti, kaip dėl tų naujų laiškų aš nesąmoniningai nesiimdavau svarbių, tačiau sudėtingų reikalų.
Kai pradėjau spręsti visus iššūkius, dingo valandų galia. Mano komanda darė tą patį, todėl greitai atsisakėme „kad ir kas nutiktų, pasitikrink e. paštą“ mentaliteto. Buvome labiau susikaupę, energiją išnaudojome kur kas produktyviau nei anksčiau, dingo įtampa dėl „neatidėliotinų“ darbų.
Tada galėjau suformuluoti žalingiausią lengvabūdiškų e. laiškų minusą: jie neleidžia mums dirbti geriausiai, kaip tik galime.
E. pašto apribojimas padeda pasirinkti
Savaitę trukęs vidinio e. pašto draudimas ne tik tapo iššūkiu: jis paskatino labiau rūpintis kiekviena užduotimi ir apgalvoti, į ką kreiptis. Dingo iliuzija, kad galime padaryti viską, jei tik siunčiame laiškus kolegoms ir pagaliau nuo nulio ėmėmės tikrai svarbių dalykų. Kai prieš akis pasirodydavo nauja informacija, jau ne instinktyviai ją persiųsdavome, nes išmokome pirmiausiai savęs paklausti: „Ar reikalas pakankamai svarbus, kad įtraukčiau jį į komandos dienotvarkę?“. Bendravimas ir kalbėjimas leido įvertinti, ar idėja pakankamai svarbi ir įdomi, kad atkreiptų dėmesį, o jeigu taip, kodėl verta ja susirūpinti?
Ar tai buvo pasitikėjimas atsirandantis tada, kai komandos nariai kartu sprendžia konfliktus, ar netikėtas kūrybiškumas, kurį atradome, pradėję kartu spręsti problemas, bet mus vėl sujungė žmogiškojo bendravimo galia.
Geri e. laiškų naudojimo būdai
Per eksperimentą aiškinomės, kada e. laiškai padeda efektyviau nudirbti kokius nors darbus. Štai 4 pastebėjimai, kada susirašinėjimas iš tiesų gali padidinti komandos produktyvumą:
• Kai reikia perduoti tikslią informaciją (susitikimų dienotvarkės, vietos koordinatės). Tokie laiškai nėra blogai, nes nereikalaujama atsakymų iš gavėjo.
• Paskirti administracines užduotis: „Ar galėtum atsiųsti šį dokumentą?“ „Ar galime pietauti penktadienį?“ Aiškūs laiškai, be jokių klausimų, niekam nekenkia.
• Perduoti dokumentą. Pavyzdžiui, per pokalbį susitariama dėl užduoties, todėl e. laiškas yra puikus būdas perduoti papildomą informaciją: „Ar gali persiųsti man darbo aprašymą, apie kurį kalbėjome“. Tiesiog reikia suprasti, kad e. laiškai teikia kurjerio, o ne projektų vadovo paslaugas.
